Parhaat Nimet Lapsille

Lattia:

Syntymäaika:

Opas vaikeiden vuorovaikutusten hallintaan työssä

Vinkkejä työkonfliktin hallintaan
Kuva: Redd F Unsplashista

Vaikeat vuorovaikutukset, kuten kauneus, ovat usein katsojan silmissä. Saatat tuntea, että nopeapuhuva johtaja on liian suorapuheinen, kun taas kollegasi, joka haluaa 'vain tosiasiat', rakastaa työskentelyä hänen kanssaan. Käyttäytyminen tuntuu usein vaikealta, kun se eroaa omastamme tai se estää tarpeidemme täyttämisen. Myös työtyylien tai arvojen erot voivat johtaa ongelmiin. Samoin tilanteet, joissa tiimin jäsenillä on erilaiset tavoitteet ja tavoitteet. Vaikeiden vuorovaikutusten eri perimmäisiä syitä käsitellään tarkemmin myöhemmin.

Onko se aikasi arvoista?

On aina tärkeää ylläpitää hyviä työsuhteita, mutta kaikki suhteet tai vuorovaikutus eivät ole yhtä tärkeitä. Kun ajattelet työsuhteiden parantamista, pidä mielessä kunkin suhteen merkitys sinulle – pitkällä ja lyhyellä aikavälillä. Jos sinulla on ongelmia esimiesassistentin työtyylissä ja sinun on oltava hänen kanssaan päivittäin vuorovaikutuksessa kriittisissä asioissa, tämä suhde on tärkeä. Mutta sinun pitäisi antaa vähemmän prioriteettia erimielisyyksien ratkaisemiselle kollegan kanssa, joka on siirretty pois projektista.

Mikä tulee tielle?

Vaikeiden vuorovaikutusten hallitsemisen oppimisesta on valtavasti hyötyä, mutta se vaatii kovaa työtä. Onnistuneen ratkaisun esteet vaihtelevat ongelman tunnistamatta jättämisestä, vääriin uskomuksiin ja psykologiseen pelkoon tiettyjä tilanteita kohtaan.

Ongelman tunnistamisen epäonnistuminen	Tunnista, onko ongelma käyttäytyminen vai tilanne
Usko siihen, että vaikeat vuorovaikutukset ovat muiden syytä tai että sinulla ei ole roolia/hallintaa siihen, miten nämä vuorovaikutukset etenevät	Tunnusta roolisi vaikeassa ja selvitä, mitä voit tehdä saavuttaaksesi halutun tuloksen
Konfliktien pelko	Ymmärrä, että vaikka konflikti voi tuntua epämukavalta, se on osa elämää. Tutki tapoja saada itsesi mukavammaksi konfliktien kohtaamisessa. Motivoi itseäsi keskittymällä positiivisiin tuloksiin.
Et ole valmis hallitsemaan vaikean vuorovaikutuksen tuloksia, vaan hyväksyt mieluummin status quon	Arvioi, ovatko vaikean vuorovaikutuksen riskit parantuneen tilanteen hyödyn arvoisia. Jos ne ovat, tee suunnitelma ja pidä se keskittyneenä.
Usko siihen, että ongelma ratkeaa itsestään.	Ongelmat eivät yleensä ratkea itsestään. Tutki miksi.

Vaikeiden vuorovaikutusten perussyyt ja niiden ratkaisut

Kun huomaat, että tietty käyttäytyminen aiheuttaa ongelmia, yritä tunnistaa sen perimmäinen syy. Seuraavassa on joitain esimerkkejä.

Ongelma 1

Huomaat ongelmat eri tavalla kuin toinen henkilö. Koet esimerkiksi ylemmän johdon ohjeet tärkeämmiksi kuin tiimin jäsen.

Miksi he näkevät asian niin?

Meillä jokaisella on oma tapamme havaita tapahtumia, ja se muokkaa ymmärrystämme maailmasta. Jos olet esimerkiksi kokenut lomautuksen, saatat lukea johdon ilmoituksen laajentumisesta hyvin eri tavalla kuin jonkun, joka ei ole koskaan menettänyt työpaikkaa. Kun keskitymme tekijöihin, jotka näyttävät meille tärkeimmiltä, etsimme todisteita, jotka tukevat näkemyksiämme. Ja käyttäytymisemme kumpuaa tästä ymmärryksestä.

Sukupuoli, työroolit ja työkokemus voivat kaikki vaikuttaa näkökulmaan. Yrityksessä 27 vuotta työskennellyllä vanhalla miehellä, joka tietää, miten asiat on aina tehty, on hyvin erilainen näkökulma uudesta, kauppakorkeakoulusta lähteneestä työntekijästä.

Ratkaisu 1

Vaikeaksi kokemasi käyttäytymisen kanssa työskennellessä on tärkeää tiedustella tai ainakin olettaa toisen näkökulmasta. Kun pystyt tunnustamaan toisen näkökulman ja arvostamaan toisen henkilön käsitystä tilanteesta, voit siirtyä ratkaisuun.

Oletetaan, että huomaat, että jonkun sinnikkyys työskennellä aiheen parissa, jota pidät merkityksettömänä, perustuu hänen käsitykseensä, että tilanne on kriittinen – sen ymmärtäminen voi auttaa sinua alkamaan sovittaa erimielisyytesi.

Ongelma 2

Sinua motivoivat erilaiset aikomukset. Sinua motivoi laatu, kun taas kollegaa motivoi saavutus.

Miksi toinen toimii noin?

Ymmärtääksesi jonkun käyttäytymistä, sinun on ymmärrettävä, mikä häntä motivoi. Useampi kuin yksi syy voi vaikuttaa, mutta aina on yksi hallitseva syy.

Työkäyttäytymisen taustalla on usein tarve:

suorittaa työ nopeasti. Esimerkiksi henkilöllä, joka pitää valmistumista ensisijaisena, ei ehkä ole juurikaan kärsivällisyyttä odottaa lisätietoja.
suorittaa työn ilman virheitä. Joku, joka haluaa saada projektin päätökseen virheettömästi, voi pitää hallussaan tietoja tai hänellä voi olla vaikeuksia tehdä nopeita päätöksiä.
rakentaa ihmissuhteita työn aikana. Jonkun, joka haluaa tulla toimeen, voi olla vaikea antaa rehellistä palautetta.
saada tunnustusta työstään. Tunnustusta kaipaava voi yrittää laajentaa projektivastuunsa korkean profiilin alueelle tunnustuksen varmistamiseksi.
välttää rangaistusta tai paheksuntaa työn aikana. Joku, joka haluaa välttää paheksunnan, voi tehdä paljon vaivaa välttääkseen riskin.

Jokaisella motivaatiolla on hyvät ja huonot puolensa. Todelliset ongelmat alkavat yleensä silloin, kun ihmisten tarpeita ei täytetä. Esimerkiksi ihmisillä, joilla on suuri tarve tulla toimeen, voi olla vaikeuksia puolustautua, koska he pelkäävät, ettei heitä pidetä.

Ratkaisu 2

Kun tiedät, mikä motivoi jotakuta, voit yrittää mukauttaa hänet molemminpuolisen hyödyn vuoksi. Voit myös käyttää sitä, mitä tiedät toisesta henkilöstä, ennakoidaksesi, kuinka voitte parhaiten työskennellä yhdessä.

Kuinka vastata muiden ihmisten tarpeisiin

Tehtävää ei suoriteta nopeasti	Tulee hallitsevammaksi	Tunnista toisen henkilön prioriteetti tulosten saavuttamisessa. Pidä viestintä hänen kanssaan keskittyneenä ja ytimekkäänä.
Tehtävää ei suoriteta oikein	Tulee perfektionistisemmaksi ja kärsimättömämmäksi muiden työtyylien suhteen	Ymmärrä tarkkojen yksityiskohtien tarve ja kiinnitä erityistä huomiota yksityiskohtiin kommunikaatiossasi toisen henkilön kanssa.
Ei tule toimeen muiden kanssa	Hyväksyntähakukäyttäytyminen voimistuu	Osoita välittäväsi aloittamalla ystävällistä vuorovaikutusta ja henkilökohtaista viestintää
Ei saa huomiota	Siitä tulee enemmän huomiota herättävä	Tunnista toisen henkilön panokset innostuneesti.
Paheksuntaa muilta	Muuttuu riskialttiimmaksi	Tunnusta paheksunnan pelko ja rohkaise ryhtymään päättäväisiin toimiin tosiasioiden perusteella.

Ongelma

Työskentelet ja kommunikoit eri tavalla. Pidät siitä, että kaikki ongelmat ovat julkisuudessa, mutta esimiehesi käsittelee niitä mieluummin yksi kerrallaan.

Miksi hän tekee niin?

Ihmiset ovat pitäneet parempana työ- ja kommunikointityyliä. Jotkut tyylit toimivat luonnollisesti hyvin yhdessä, kun taas toiset ovat ristiriidassa.

Alla on neljä ensisijaista tyyliä sekä kuvaukset ja yksityiskohdat niiden toiminnasta. Päätä, mikä kuulostaa eniten sinulta ja kumpi näyttää eniten toiselta vuorovaikutuksessasi olevalta henkilöltä.

Ratkaisu

Kun olet tunnistanut työtyylisi ja toisen henkilön työtyylin, voit keskittyä siihen, miten voit mukautua toistensa mieltymyksiin.

Persoonallisuustyypit ja niiden tehtävät

Ohjaajat	Tehtäväkeskeisiä ihmisiä, jotka haluavat ottaa vastuun ihmisistä ja tilanteista. Heillä on tapana olla kilpailukykyisiä.	He tekevät asiat omalla tavallaan ja menevät äärimmäisyyksiin työskennelläkseen itsenäisesti.
Ajattelijat	Tehtävälähtöisiä ihmisiä, jotka ovat suunnitelmallisia ja harkitsevia projektin miten ja miksi. He pitävät yleensä monimutkaisista, mietiskelevistä tehtävistä	He tekevät asioita huolellisesti ja varovasti. He päättävät asioista sen jälkeen, kun heillä on ollut aikaa yksityiselle pohdiskelulle.
Sosialistit	Ihmislähtöisiä ihmisiä, jotka etsivät hyväksyntää muilta. He pitävät spontaaneista ja ilmeikkäistä toiminnoista.	He ovat ideaihmisiä, jotka käyttävät vakuuttavaa viestintää saadakseen muut työskentelemään kanssaan.
Sukulaiset	Ihmiskeskeisiä ihmisiä, jotka etsivät vakautta ja turvallisuutta. He nauttivat yleensä ryhmätyöstä ja heidän on tiedettävä vaiheittaiset suunnitelmat.	He ovat diplomaatteja, jotka voivat löytää keinoja yhteisten ratkaisujen löytämiseksi.

Ongelma

Käyttäytymisesi edistää negatiivista käyttäytymistä. Esimerkiksi valppautesi projektin määräajoista saa tiimin jäsenen ottamaan vähemmän vastuuta virstanpylväiden saavuttamisesta.

Mitä tein saadakseni heidät käyttäytymään tällä tavalla?

Käyttäytyminen ei toimi erikseen. Ne ovat reaktioita johonkin tai johonkin. Kukaan ei voi saada toista tekemään tai tuntemaan jotain, mutta silti on tärkeää tunnustaa oma roolisi toisen käyttäytymiseen vaikuttamisessa.

Ratkaisu

Kun olet tietoinen tekemisistäsi, jotka johtavat ei-toivottuun käyttäytymiseen toisessa, yritä välttää sitä tai tehdä jotain toisin. Käyttäytymiseen vaikuttaminen on dynaaminen prosessi – näet usein, mikä toimii välittömästi. Joten jos et saa haluamiasi tuloksia, kokeile jotain muuta.

Kuinka työskennellä erilaisten työtyylien kanssa

Ohjaajat	Auktoriteetti ja valvonta	Anna heille tiedot nopeasti, jotta he voivat tehdä tarkoituksenmukaisen päätöksen
Ajattelijat	Tarkkuus ja täsmällisyys	Lähesty heitä uhkaamattomalla tavalla. Anna heille aikaa kerätä tietoa ja harkita
Sosialistit	Suosio ja ulkonäkö	Anna heille tietoa ja anna heidän tehdä selväksi, että päätös on yhteistyö.
Sukulaiset	Liittyminen ja vakaus	Anna heille tietoa ja kysy heidän mielipiteitään

Pitäisikö sinun aina yrittää työskennellä vaikeiden käytösten kanssa?

Ei. Joitakin käyttäytymismalleja on liian vaikea käsitellä liiketoiminnassa, tai voitto ei riitä oikeuttamaan siihen käytettyä aikaa. Harkitse mahdollisia tuloksia ja päätä, onko aikasi sen arvoista.

Ymmärrän toisen käytöksen, mutta en silti nauti työskentelystä hänen kanssaan. Mitä voin tehdä?

Muista, että keskitytään tuloksiin ja työsuhteeseen. Sinun ei tarvitse tykätä henkilöstä, jotta hänen vaikeaan käytökseensä puuttuminen kannattaa. Keskity keskustelussa tuloksiin ja työsuhteen parantamiseen. Kaksi ihmistä voi työskennellä erittäin tehokkaasti ilman, että he pitävät toisistaan.

Kun perimmäinen syy on tilanne

Kun vaikeus on tilanne eikä välttämättä tietty käyttäytyminen, sinun on kommunikoitava tehokkaasti erimielisyyksien sovittamiseksi ja sopimuksiin pääsemiseksi.

Kuuntele ensin

'Kuuntele ensin' tarkoittaa keskittymistä olemaan avoin ja tuomitsematon, kun toinen henkilö selittää perustelunsa. Tällainen kuuntelu auttaa luomaan selkeämmän käsityksen henkilön aikeista. Se voi myös rakentaa luottamusta ja keskinäistä arvostusta.

Näytä, että yrität työskennellä jonkun kanssa

Keskeytä harkinta pitämällä mielesi avoimena muille näkökulmille
Kuuntele sanoja ja tarkoitusta harkiten. Tee muistiinpanoja.
Parafraasi kuulemasi ymmärtääksesi. Esimerkiksi: 'Kuulen sinun sanovan....'
Esitä kysymyksiä selventämiseksi. Esimerkiksi: 'Mitä näet erityisesti suosituksestani ongelmana?

Sovita erot: ongelmat, asemat ja intressit

Kun ihmiset ottavat eri kantoja jossain asiassa ja pitävät niistä kiinni, tiimityö pysähtyy. Avain erimielisyyksien sovittamiseen on ymmärtää toisen henkilön näkökulma esittämällä avoimia kysymyksiä ja tehdä näkökulmasi selväksi selittämällä perustelut.

Ongelma	Keskustelun tai riidan aihe	Lisäloma-aika
asema	Yksi suhtautuu asiaan	Asema A: Minun pitäisi saada sama loma kuin muiden osastojen johtajien. Asema B: Voit pitää saman loman, kun olet ollut täällä pidempään
Kiinnostuksen kohde	Ihmisen halu tai tavoite	Kiinnostus A: Haluan, että minua kohdellaan oikeudenmukaisesti, Kiinnostus B: Tarvitsen sinun olevan lähellä hallitaksesi tätä laajaa ohjelmistototeutusta
Luova ratkaisu	Ratkaisu tyydyttää molempia etuja ainakin osittain	Hanki lisää lomaviikkoa, mutta ota se pois vain pitkien viikonloppujen sarjana

Käytä kysymyksiä paljastaaksesi kiinnostuksen kohteet

Yleensä ihmiset tietävät, mikä ongelma aiheuttaa ja mikä heidän kantansa on. He eivät kuitenkaan välttämättä ole tietoisia taustalla olevista eduista, jotka muokkaavat heidän asemaansa. Näiden kiinnostuksen kohteiden paljastamiseksi sinun on esitettävä avoimia kysymyksiä. Esimerkiksi: 'Miksi et ole halukas antamaan minulle yhtä paljon loma-aikaa kuin muilla osastonjohtajilla?'

Käytä päättelyä saadaksesi kantasi

Sinun on myös pystyttävä selittämään omat taustalla olevat intressisi. Kerro kantasi, sitä tukevat tiedot ja ehdotuksesi vaikutus. Hanki toisen henkilön reaktio selityksiisi.

Kun sinun ja toisen kiinnostuksesi ovat selkeästi ymmärrettyjä, voitte alkaa etsiä luovia ratkaisuja.

Perusvaiheet vaikeiden vuorovaikutusten käsittelemiseksi

Tunnista perimmäinen syy
Valitse strategia perimmäisen syyn perusteella.
Toteuta strategia.
Tarkkaile strategiasi tehokkuutta

Tunnista perimmäinen syy

Vaikeita vuorovaikutuksia voi syntyä, koska:

kaksi ihmistä näkee käyttäytymisen, ongelman tai tilanteen eri tavalla
kahta ihmistä motivoivat erilaiset kiinnostuksen kohteet
kahdella ihmisellä on erilainen työtyyli
yhden henkilön käyttäytyminen edistää toisen negatiivista käytöstä.

Valitse strategia perussyyn perusteella

Yritä ymmärtää vaikea vuorovaikutus toisen henkilön näkökulmasta.
Esitä avoimia kysymyksiä paljastaaksesi toisen henkilön motiivit.
Kun perimmäinen syy on käyttäytyminen, tunnista taustalla oleva tunne – pelko, huoli jne. – ja tunnusta se toiselle henkilölle.
Kun perimmäinen syy on työtyyli, yritä mukauttaa käyttäytymistäsi niin, että olet vuorovaikutuksessa toisen kanssa niin, että hän tuntee olonsa mukavimmaksi.
Kun perimmäinen syy on oma käytöksesi, muuta sitä.
Kun vaikeuden lähde on tilanne, yritä paljastaa toisen henkilön kiinnostuksen kohteet ja kommunikoida myös omasi.

Tarkkaile strategiasi tehokkuutta

Kuuntele tarkkaan toteutuksen aikana.
Anna toiselle mahdollisuus vastata.

Vaiheet oman käyttäytymisesi muuttamiseen

Tunnista käyttäytyminen, josta et pidä toisessa ihmisessä.
Tutki, mikä muutos omassa käyttäytymisessäsi todennäköisesti minimoi toisen ihmisen vaikean käytöksen.
Tutki arvoja ja käsityksiä, joiden vuoksi sinun on vaikea muuttaa.
Valitse yksi alue, johon voit majoittaa toisen henkilön.
Toteuta strategiaasi hitaasti.
Tarkkaile tarkasti mahdollisia muutoksia toisen henkilön käyttäytymisessä – muista palkita tällaiset muutokset.

Vaikeaseen vuorovaikutukseen valmistautumisen vaiheet

Määrittele yhdessä vuorovaikutuksen tarkoitus.
Kuvaile tapahtumat, jotka vaikuttavat tähän vuorovaikutukseen.
Tunnista halutut lopputulokset ja mahdolliset esteet.
Ole valmis kuvaamaan, mitä tapahtuu, jos ongelmaa ei ratkaista.

Viestintätekniikoiden käytön vaiheet erojen sovittamiseksi

Käytä aktiivisia kuuntelutekniikoita välittääksesi kiinnostuksesi.
Löydä jokaisen ihmisen taustalla olevat kiinnostuksen kohteet
Pyydä ja tee ehdotuksia ongelman ratkaisemiseksi.

Käytä aktiivisia kuuntelutekniikoita välittääksesi kiinnostuksesi

Laita sivuun omat reaktiosi ja kuuntele toisen aikeita ja tunteita.
Aluksi pidä omat mielipiteesi poissa keskustelusta.
Parafraasi kuulemasi.
Tarkista, onko toisella henkilöllä sanomattomia oletuksia tai tunteita

Tutustu jokaisen henkilön taustalla oleviin etuihin

Tee havainnoistasi ja perusteluistasi selväksi.
Tarkista ymmärrys.
Pyydä toista henkilöä selventämään hänen näkökantansa.
Tunnista toisen näkökulma.

Pyydä ja tee ehdotuksia ongelman ratkaisemiseksi

Aloita pienillä sopimuksilla.
Työskentele yhden idean kanssa kerrallaan.
Keskity sopimukseen, älä erimielisyyksiin

Vinkkejä tehokkaaseen kuunteluun

Keskeytä tuomio
Parafraasi, mitä toinen on sanonut
Esitä avoimia kysymyksiä.
Säilytä katsekontakti ja käytä kehonkieltä, joka ilmaisee vastaanoton.

Vinkkejä tehokkaiden työsuhteiden ylläpitämiseen

Korosta molemminpuolista ongelmanratkaisutapaa.
Ole lähestyttävä.
Hyväksy ihmiset sellaisina kuin he ovat.
Pidä suhdeongelmat erillään prosessiongelmista.
Ole avoin.
Tasapainota syy ja tunteet
Käytä aktiivista kuuntelua kysyäksesi, kuunnellaksesi ja ymmärtääksesi toista henkilöä
Keskustele muiden kanssa ennen kuin päätät toimenpiteestä
Luota suostutteluun päästäksesi sopimuksiin

Vinkkejä ärsyttävään käytökseen reagoimiseen

Et voi välttää konflikteja, mutta voit hallita niiden tuloksia
Käsittele vaikeaa käytöstä nivelongelmana
Sovi sopimus ydinkysymyksistä. Työskentele nykymuodossa – vältä viittausta menneisiin virheisiin
Älä jää kiinni silmästä silmästä -politiikkaan.

Vinkkejä erityisen vaikeiden käytösten kanssa työskentelyyn

Korjaa saman ongelman eikä anna sinun siirtyä eteenpäin	Osoita, että asia on kuultu ja tallennettu. Jos henkilö ei voi päästää siitä irti, kysy, haluaisiko hän käyttää viisi minuuttia asian uudelleen esittämiseen, jotta voit siirtyä muihin aiheisiin.
Vastustaa kaikkea	Ennen vuorovaikutusta on sovittava, että kaikki aiheet käsitellään ennen kuin poistat mitään.
Käyttää kokemusta ja muita valtuuksia väittääkseen asian	Tunnusta kokemus, mutta selitä erilainen näkemys.
Hyökkää asemaasi ja ottaa aggressiivisen asenteen	Toista toisen henkilön pääasia. Esitä asiasi lujasti ja pysy sen puolella.
Ottaa sitoumuksia ja sopimuksia, joita hän ei voi täyttää	Auta henkilöä suunnittelemaan, jotta hän voi tehdä realistisia sitoumuksia. Tee siitä turvallista, että henkilö voi ottaa sen, mitä hän voi suorittaa ajoissa. Tue henkilöä hänen sitoumustensa täyttämisessä.
Ei kommentoi ja tuntee olevansa hyvin suojattu	Varmista, että hänellä on aikaa puhua. Esitä avoimia kysymyksiä ja odota vastausta.

Vinkkejä roolikohtaisten käyttäytymismallien käsittelemiseen

Vinkkejä suoran raportin vaikean toiminnan hallintaan

Ennen vuorovaikutusta:

Tee odotuksesi selkeästi.
Valmistaudu henkisesti - harjoittele kuinka se voi edetä.
Pyydä neuvoja kolmannelta henkilöltä

Vuorovaikutuksen aikana:

Pidä tauko.
Laske kymmeneen, jos tauko ei ole mahdollista.
Tunnista tunteesi ja puhu niistä.
Ota tarvittaessa vastuu käytöksestä.

Vinkkejä työtoverin vaikean käytöksen hallintaan

Käsittele ongelmaa yhdessä nähdäksesi, voivatko yhteiset tavoitteet innostaa sinua työskentelemään paremmin yhdessä.
Jaa kunniaa kilpailun vähentämiseksi.
Anna palautetta ongelmista, jotka ovat mielestäsi ongelmia.

Esimieheltäsi vinkkejä vaikean toiminnan käsittelemiseen

Mieti, onko henkilö tietoinen käyttäytymisen vaikutuksista.
Yritä selvittää, haittaako taustalla oleva käsitys työstäsi yhteistyötä.

Ultimate Takeaway

Nyt tiedät melkein kaiken, mitä sinun tulee tietää konfliktien hallinnasta työssä. Muista, että jokainen tilanne on erilainen, mutta yleensä hyvän kommunikoinnin harjoittaminen ja ongelman syyn selvittäminen voi auttaa ratkaisemaan ongelmia paljon nopeammin.

Onko sinulla vinkkejä vaikeiden vuorovaikutusten hallintaan työssä? Kerro meille alla olevissa kommenteissa!

Tämä sisältö on kirjoittajan parhaan tietämyksen mukaan tarkkaa ja totta, eikä sen ole tarkoitus korvata pätevän ammattilaisen virallisia ja yksilöllisiä neuvoja.